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Comment puis-je voir que mon envoi a été refusé ?

Vous avez récupéré vos réponses à votre facturation dans le menu MyCareNet La réponse de la mutuelle vous indique que votre fichier de facturation a été refusé dans sa totalité. Cela veut dire que vous avez dépassé le taux d'erreurs autorisé de 5%.

Sous Facturation -> historique -> période -> envois expédiés, vous êtes en mesure de voir la raison du refus total de votre fichier de facturation.

Cliquez sur le fichier de facturation de la mutuelle refusé, voir capture d'écran ci-dessous.

Ensuite cliquez sur le fichier "rejet du fichier facturation" à droite dans votre écran.

Pourquoi mon envoi a-t-il été refusé ?

Dès que vous êtes dans le fichier de rejet, vous obtenez un aperçu de la ou des facture(s) (lignes en roze) qui cause(nt) le refus total.

Les lignes roses contiennent les raisons du refus. 

Malheureusement, les mutuelles n'envoient pas les noms des patients mais rien que le numéro de facture, les dates de soins qui causent le refus et la raison du refus.

Lorsque vous cliquez sur une ligne rose, vous verrez la raison du refus. Dans l'exemple ci-dessous, le patient n’est pas en règle avec sa mutuelle.

Notez d’abord les numéros de facture (240200000004 et 240200000005, ou abrégé, 4 et 5), puis allez dans le menu Facturation -> historique -> période -> onglet factures.

Par le numéro de facture, il vous sera possible de retrouver le patient.

Comment puis-je soumettre à nouveau cet envoi ?

1. Modifiez le statut des factures qui causent le refus (mettre sur Refusé)

Allez dans Facturation -> historique -> la période concernée -> onglet factures. Sélectionnez la ou les factures rejetées et choisissez Modifier statut facture.

Vous avez maintenant 4 options :

• Refusé : si vous souhaitez corriger les erreurs et renvoyer la facture dans le nouvel envoi
  
  
• Refus de la prochaine facturation : si vous souhaitez corriger les erreurs, mais uniquement inclure la facture dans l'envoi de la prochaine période de facturation, par exemple parce que vous attendez toujours certains ajustements ou approbations qui doivent d'abord être traités.
  
  
• Bloqué : si la facture a été rejetée à juste titre et que vous ne souhaitez pas la renvoyer à la mutualité.
  
  Attention: les soins sous-jacents sont également bloqués et ne seront plus jamais facturés si vous ne prenez pas d'action supplémentaire; si vous ne voulez pas cela (parce exemple parce que vous attendez encore un accord), il est préférable de donner à la facture le statut Refusé et de mettre le patient en attente, par exemple jusqu'à la fin du mois actuel. Voir Dossier patient -> données de facturation -> facturation en attente.
  
  
• Restaurer : si la facture a reçu à tort un certain statut et que vous souhaitez la remettre au statut d'origine

Attention:

• Si un patient a une facture refusée pour la mutualité et que vous souhaitez apporter des corrections à ses données (par exemple les soins facturés), modifiez d'abord le statut de cette facture sur Refusé, comme expliqué ci-dessus.
  
  Si le patient a également une facture ticket modérateur, il vous faut également mettre la facture ticket modérateur sur le statut Refusé
  
  

2. Corrigez les erreurs

Vous pouvez désormais corriger la raison du refus dans le dossier du patient: les soins sous-jacents, les prestations, les demandes, etc. Vous pouvez ajouter, bloquer, etc. des soins.

Chaque erreur est décrite par un code (voir les codes d'erreur pour l'explication: https://support.softn.be/fr/support/solutions/folders/47000762684).

3. Refacturer l'envoi

Une fois les modifications apportées aux données de soins ou patients, de nouvelles factures doivent être créées pour celles qui ont été rejetées. Vous refacturez l'envoi.

Allez dans Facturation -> historique -> la période concernée -> onglet envois. Sélectionnez ici l'envoi de la bonne mutuelle (le 100, le 200, etc.). Autrement dit : l’envoi refusé.

Cliquez sur le bouton Refacturer l'envoi. Il faut alors faire un choix :

• Sans nouveaux patients, recalcul répartition
• Sans nouveaux patients, corrections à la prochaine facturation
• Avec les nouveaux patients, recalcul répartition
• Avec les nouveaux patients, rectifications à la prochaine facturation 

Quelle option devriez-vous prendre ici ?

• Vous pouvez inclure dans cette refacturation des patients qui n'étaient pas inclus auparavant dans la facturation parce que leurs coordonnées n'étaient pas encore en règle (par exemple, pas encore d'approbation pour la demande de toilettes). Dans ce cas, sélectionnez l'option Avec de nouveaux patients. 
• Si vous n’avez ajouté aucun nouveau patient, vous prenez Sans nouveaux patients.
• Puisque les nouvelles factures peuvent influencer la répartition entre les prestataires de soins, vous pouvez choisir de recalculer la répartition pour ce nouvel envoi
• Ou vous pouvez décider de refléter la différence (rectification) dans la répartition au cours du mois de facturation suivant. Dans ce dernier cas, par exemple, lorsque les prestataires de soins ont déjà été payés pour la période facturée et que vous voulez effectuer la correction le mois suivant.

Les factures ayant reçu un statut Refusé seront recréées avec un numéro de version supérieur. Vous pouvez le voir dans la colonne VERSION. Ce numéro fait également référence au nouveau fichier de facturation lui-même.

4. Renvoyer le (nouveau) fichier de facturation

Sous l'onglet envois, vous pouvez renvoyer l'envoi via MCN via le bouton Envoyer la facturation. Sélectionnez d’abord le bon fichier.

Facturation -> historique -> la période concernée -> onglet envois expédiés
(même endroit que l'étape précédente)

Vous trouverez désormais le nouveau fichier envoyé et son statut dans l'onglet envois expédiés, ou également sous

MyCareNet -> historique -> onglet facturation.

Il faut maintenant attendre la - nouvelle - réponse de la mutualité. Pour récupérer cette réponse, allez sur

MyCareNet -> bouton Télécharger les nouveaux fichiers.