IMPORTANT : Suivez ces étapes uniquement si l'envoi a été accepté, avec refus !

Si l’envoi est totalement refusé, une méthode différente devra être suivie.



Comment puis-je voir que mon envoi a été accepté (avec des refus) ?

Allez dans Facturation -> historique -> la période concernée -> onglet envois expédiés.

Si vous ne l'avez pas encore fait, traitez les réponses des mutuelles avec le bouton Traiter demandes en bas (en supposant que vous avez également récupéré les réponses sous MyCareNet avec le bouton Télécharger de nouveaux fichiers ; si vous ne l'avez pas encore fait, fais-le alors maintenant).



Vous déterminez maintenant qu'un certain envoi a le statut Traité, mais que le montant demandé n'a pas été entièrement payé. La colonne MONTANT REFUSE contient également un montant.



Pourquoi y a-t-il des refus dans cet envoi ?

Vous retrouverez le motif d'un refus dans le Fichier décompte et rejets. 


Cliquez sur l'envoi concerné dans l'onglet envois expédiés. Ensuite cliquez sur le Fichier décompte et rejets. La ligne bleue dans l'exemple ci-dessous.



Un refus ne s'applique pas à l'intégralité d'une facture, mais à une ou plusieurs prestations qui figurent sur la facture. Il est bien entendu possible que toutes les prestations figurant sur une facture aient été refusées, mais ce n'est pas forcément le cas.


Cliquez sur un message d'erreur (une ligne rose) pour voir les détails.



Vous retrouverez également les prestations refusées sous l’onglet refus.



Même si vous cliquez sur une facture, vous pouvez voir quelles lignes ont été rejetées et pourquoi. Allez dans l'onglet factures. Dans la colonne A DES LIGNES DE FACTURATION REFUSÉ, vous pouvez voir quelles factures contiennent des refus.


Cliquez sur une facture avec refus.

  • Dans le premier onglet - jours de facturation - vous pouvez voir quels jours ont été refusés dans la colonne EST REFUSÉ
  • Dans le deuxième onglet – lignes de facturation – vous pouvez voir plus en détail quelles sont les prestations impliquées. Vous pouvez également voir la colonne REFUSÉ ici, et si vous souhaitez voir le motif du refus, rendez également visible la colonne ERREURS DANS LA RÉPONSE (avec l'icône d'engrenage en haut à droite).



Les refus peuvent survenir pour de nombreuses raisons. Vous trouverez plus d'informations sur les codes d'erreur en cliquant sur lien suivant: https://support.softn.be/fr/support/solutions/folders/47000762684 



Comment puis-je corriger ces refus ?



Vous ne pouvez pas toujours corriger le refus. Par exemple, si votre demande est déposée trop tard, la mutualité peut refuser de vous autoriser à facturer vos prestations.




1. Changez le statut des jours refusés


Si vous pouvez corriger la raison du refus (par exemple mauvais code titulaire), et vous souhaitez refacturer les jours refusés, vous devez donner aux jours facturés refusés le statut Refusé. Il y a aussi d'autres options.


Cliquez sur une facture refusée dans Facturation -> historique -> periode -> onglet factures.


Dans l'onglet jours de facturation vous sélectionnez les jours refusés, et modifiez le statut:



Voici les options :


  • Refusé : avec cette option, vous dites essentiellement à SoftN : "Facturez à nouveau ces jours-ci lors de la prochaine facturation". La bonne option si vous souhaitez corriger à nouveau les données de base et refacturer.

  • Refusé, pour une autre destination : s'il y a un refus dû à une facturation au mauvais établissement - par exemple pour un patient affilié à une maison médicale, alors que vous avez facturé à la mutuelle - alors choisissez cette option pour vous assurer qu'une nouvelle facture est fait pour la bonne institution.

  • Note de crédit : vous pouvez créditer un jour après son versement pour le refacturer avec d'autres lignes de détail ; donc ne créditez jamais si la journée est refusée – et donc non payée.

  • Restaurer : pour restaurer l'état d'origine du jour ; par exemple, si vous avez cliqué sur le mauvais jour et que vous l'avez accidentellement mis sur Refusé.

  • Régularisation : comme Note de crédit - donc si la mutuelle a accepté le jour - mais sans refacturer la journée ; cette dernière fait la différence avec l’option Note de crédit.

  • Refusé à juste titre, pas de nouvelle soumission : si le refus était fondé et que vous ne souhaitez donc pas refacturer la journée



2. Corrigez les informations de base


Vous pouvez désormais corriger la cause du refus.


  • Par exemple : en cas de refus dû à un code titulaire erroné, vous devez demander et traiter à nouveau l'assurabilité du patient. Dans le cas contraire, le code incorrect sera à nouveau utilisé lors de la prochaine facturation, et réfusé encore une fois.

  • En cas de facturation à la mauvaise institution, rectifiez cela dans le dossier du patient. Donc avec une facturation à la maison médicale plutôt qu'à la mutuelle. Le statut Refusé pour une autre destination garantit que la facture parvient au nouveau destinataire comme une facture originale et non comme une nouvelle soumission d'une facture précédente (ceci est important en cas de facturation à une autre mutuelle).



3. Attendez la prochaine facturation


Vous ne pouvez pas refacturer immédiatement un envoi accepté. Les corrections apportées seront facturées lors de la prochaine facturation. 


Le mois de facturation suivant, la répartition indiquera un montant négatif (le montant qui a été rejeté) et pour le même jour un montant positif (le montant qui a été refacturé).