SoftN Support

Hoe zie ik dat mijn zending aanvaard is (met weigeringen)?

Ga naar Facturatie -> historiek -> de betreffende periode -> tabblad verzonden zendingen. 

Als je dat nog niet eerder deed, verwerk dan de antwoorden van de mutualiteiten met de knop Verwerk aanvragen onderaan (in de veronderstelling dat je onder MyCareNet ook de antwoorden hebt opgehaald met de knop Nieuwe bestanden downloaden; heb je dat nog niet gedaan, doe het dan nu).

Je stelt nu vast dat een bepaalde zending de status Verwerkt heeft, maar dat het gevraagde bedrag niet volledig werd uitbetaald. In de kolom GEWEIGERD BEDRAG staat ook een bedrag.

Waarom zijn er weigeringen in deze zending?

De reden van weigering kan je zien in het afrekenbestand. Klik op de gewenste lijn in het tabblad verzonden zendingen. In het tabblad antwoorden zie je het Afrekenbestand. Klik daarop.

Een weigering slaat niet op een hele factuur, maar op één of meerdere prestaties die voorkomen op de factuur. Het kan natuurlijk wel zijn dat alle prestaties op een factuur geweigerd werden, maar dat hoeft niet noodzakelijk. 

Klik op een foutmelding (een lijn met Error code) om daarvan de details te zien.

Je vindt de geweigerde prestaties ook terug onder het tabblad weigeringen.

Ook als je doorklikt op een factuur, zie je welke lijnen er geweigerd werden, en waarom. Ga naar het tabblad facturen. In de kolom HEEFT GEWEIGERDE FACTUURLIJNEN zie je welke facturen weigeringen bevatten.

Klik op een factuur met weigeringen.

• In het eerste tabblad - factuurdagen - kan je in de kolom IS GEWEIGERD zien welke dagen geweigerd werden.
• In het tweede tabblad - factuurlijnen - zie je meer in detail over welke prestaties het gaat. Je kan hier ook de kolom IS GEWEIGERD zien, en als je de reden van de weigering ook wil zien, maak je de kolom ANTWOORD ERRORS ook zichtbaar (met het tandwieltje rechtsboven).

Weigeringen kunnen er zijn omwille van vele redenen. De meest voorkomende redenen worden opgesomd in dit artikel: Facturatie weigeringen - overzicht.

Hoe kan ik die weigeringen corrigeren?

1. De geweigerde factuurdagen aanduiden

Als je de reden van weigering wel kan corrigeren (bv verkeerde codegerechtigde), en de geweigerde dagen opnieuw wenst te factureren, moet je de geweigerde factuurdagen de status Geweigerd geven, of een andere status.

Klik op een geweigerde factuur in Facturatie -> historiek -> periode -> tabblad facturen:

In het tabblad factuurdagen selecteer je de geweigerde dagen, en verander je de status:

Dit zijn de mogelijkheden:

• Geweigerd: met deze optie zeg je tegen SoftN eigenlijk: "Factureer deze dagen opnieuw bij de volgende facturatie". De juiste optie als je de prestaties wil corrigeren, en opnieuw wil factureren.
  
  
• Geweigerd andere bestemming: als er een weigering is omwille van facturatie aan de verkeerde instelling - bijvoorbeeld bij een patiënt die aangesloten is bij een medisch huis, terwijl je gefactureerd hebt aan de mutualiteit - dan kies je deze optie om ervoor te zorgen dat er een nieuwe factuur gemaakt wordt voor de juiste instelling.
  
  
• CreditNota: je kan een dag crediteren nadat hij uitbetaald is, om hem opnieuw te factureren met andere detaillijnen; dus nooit crediteren als de dag geweigerd - en dus niet uitbetaald is.
  
  
• Herstellen: om de originele status van de dag terug te zetten; bijvoorbeeld als je op de verkeerde dag geklikt hebt, en die per ongeluk op Geweigerd gezet hebt.
  
  
• Regulariseren: zoals crediteren - dus als je bedragen reeds ten onrechte ontvangen hebt - maar zonder de dag opnieuw te factureren; dat laatste is het verschil met de optie CreditNota.
  
  
• Terecht geweigerd, geen herindiening: als de weigering terecht was, en je de dag bijgevolg niet wil herfactureren

2. De facturatiegegevens corrigeren

Je kan nu de oorzaak van de weigering(en) corrigeren. 

• Bijvoorbeeld: bij een weigering wegens een foutieve codegerechtigde, moet je de verzekerbaarheid van de patiënt opnieuw opvragen en verwerken. Zoniet zal in de volgende facturatie opnieuw de foutieve codegerechtigde gebruikt worden.
  
  
• Bij een facturatie aan de verkeerde instelling, zet je dit recht in de zorgen van de patiënt. Dus bijvoorbeeld met een facturatie aan het medisch huis in plaats van aan de mutualiteit. De status Geweigerd andere bestemming zorgt ervoor dat de factuur voor de nieuwe bestemmeling toekomt als een originele factuur en niet als een herindiening van een vorig factuur (dit is van belang bij facturatie aan een andere mutualiteit).

3. Wachten tot de volgende facturatie

Bij een aanvaarde zending kan je niet onmiddellijk herfactureren. De uitgevoerde correcties zullen gefactureerd worden bij de volgende facturatie.

In de volgende facturatiemaand zal de verdeling een negatief bedrag vermelden (het bedrag dat geweigerd werd) en voor dezelfde dag een positief bedrag (het bedrag dat opnieuw gefactureerd werd).